5 Errores Fatales con el Inventario (Y Cómo Evitarlos)

Si perdiste plata este mes porque:

• Te quedaste sin stock de tu producto más vendido
• Descubriste mercadería vencida que nunca vendiste
• No sabés exactamente qué tenés en tu depósito
• Calculaste mal y compraste de más

...entonces este artículo es para vos.

El inventario mal manejado es un ladrón silencioso. No hace ruido, pero te roba ganancias todos los días.

Estos son los 5 errores más graves (y más comunes) que veo en negocios barriales de Argentina.

Error #1: "Lo Tengo Todo en la Cabeza"

El Problema

"No necesito anotar nada, yo me acuerdo de todo."

Hasta que:

• Un cliente te pregunta si tenés X producto
• Buscás 10 minutos y resulta que no había
• O peor: había 2 unidades guardadas atrás que no viste
• Cliente se va. Venta perdida.

Otro escenario:

• Comprás mercadería
• Resulta que ya tenías (pero no te acordabas)
• Ahora tenés stock duplicado de algo que se vende poco

La Realidad

Tu memoria es excelente... hasta que tenés:

• 50+ productos diferentes
• 3+ proveedores
• 2+ empleados vendiendo
• Pedidos de clientes por WhatsApp, presencial y delivery

Después de 2 semanas: Ya no te acordás de nada.

La Solución

Sistema simple de registro:

Opción básica (Papel):

• Planilla con: Producto | Cantidad | Fecha actualizada
• PERO: Se pierde, se ensucia, nadie la actualiza

Opción profesional (Digital):

• App en tu celular
• Actualizas stock en tiempo real mientras vendés
• Alertas cuando algo se está por terminar
• Reportes de qué se vende más

Beneficio: Nunca más "creés" que tenés algo. Sabés qué tenés.

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Error #2: Comprar Sin Analizar Ventas

El Problema

Forma equivocada de comprar:

• "El proveedor tiene oferta en X producto"
• "Compro porque está barato"
• "Este se ve que puede funcionar"

Resultado: Compraste 50 unidades de algo que vendés 5 por mes. Ahora tenés stock para 10 meses.

Caso Real: Lavandería en CABA

Compraron 200 perchas "porque estaban en oferta".

El problema: Solo usaban 20 perchas por mes.

Resultado:

• $15.000 inmovilizados en perchas
• Espacio de depósito ocupado
• Plata que podría haber ido a productos rentables

Costo de oportunidad: $15.000 que no pudieron usar para otra cosa durante 10 meses.

La Solución

Antes de comprar, preguntate:

1. ¿Cuánto vendí el último mes?

   • Si vendiste 10, comprá 15-20 (no 50)

2. ¿Cuál es mi rotación?

   • Productos rápidos (se venden en 1 semana) → Stock para 2 semanas
   • Productos lentos (se venden en 1 mes) → Stock para 1,5 meses

3. ¿Cuánto espacio tengo?

   • No compres más de lo que podés guardar ordenadamente

4. ¿Puedo devolver o intercambiar?

   • Si no, cuidado con probar productos nuevos

Regla de oro:

"Compra para 30-45 días, no para 6 meses."

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Error #3: No Hacer Conteos Periódicos

El Problema

Creés que tenés: 50 unidades de jabón líquido

Tenés en realidad: 37 unidades

¿Dónde están las otras 13?

• 5 se rompieron (nadie lo anotó)
• 4 se regalaron (no se descontaron)
• 3 están mal ubicadas (las contaste dos veces)
• 1 se cayó atrás de un estante

Consecuencia: Vendés 40 unidades por pedido, cuando solo tenés 37. Tenés que avisar al cliente que "no hay". Cliente frustrado.

La Solución

Conteo físico mensual:

Opción rápida (1 hora):

• Contá solo productos principales (80/20)
• Los 20 productos que representan el 80% de ventas
• Hacelo el primer día de cada mes

Opción completa (3 horas):

• Inventario completo
• Comparalo con el sistema
• Ajustá diferencias
• Hacelo cada 3 meses

Procedimiento:

1. Cerrá 1 hora para no vender mientras contás
2. Una persona cuenta, otra anota
3. Comparas con lo que "debería haber"
4. Investigás diferencias grandes (>10%)
5. Ajustas el sistema

Tip Pro: El mejor momento es domingo temprano o lunes antes de abrir.

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Error #4: No Tener Stock de Seguridad

El Problema

Tu producto más vendido: Pan dulce (en diciembre)

Vendés: 50 por día

Stock que mantenés: 100 unidades (para 2 días)

Un viernes:

• Vendés 70 (más de lo usual)
• Te quedás con 30
• El proveedor entrega recién el lunes
• Sábado y domingo sin stock
• Perdés 200+ ventas

Plata perdida: $80.000-$120.000 ese fin de semana

La Solución

Stock de seguridad = Protección contra imprevistos

Fórmula simple:

Stock mínimo = (Venta diaria promedio × Días hasta reposición) + 30%

Ejemplo:

• Vendés 50 por día
• Proveedor tarda 3 días en reponer
• Stock mínimo = (50 × 3) + 30% = 195 unidades

Entonces:

• Cuando llegues a 195 unidades → Pedís más
• Mantené stock de seguridad para picos de demanda

Variables a considerar:

• Día de la semana (viernes/sábados más movimiento)
• Temporada (Navidad, Día de la Madre, etc.)
• Promociones vigentes
• Fiabilidad del proveedor

Sistema de alertas:

• Verde (> 50% stock): Tranquilo
• Amarillo (20-50% stock): Empezá a pedir
• Rojo (< 20% stock): URGENTE, pedí YA

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Error #5: No Saber el Costo Real

El Problema

Vendés un producto a $2.000

¿Cuál es tu ganancia?

"Ehh... lo compro a $1.200, así que $800."

Pero esperá:

• Costo del producto: $1.200
• Envío hasta tu local: $100
• Empaque: $50
• Tiempo de tu empleado: $100
• Espacio de depósito: $30
• Costo REAL: $1.480

Ganancia real: $520 (no $800)

Te estás mintiendo $280 por producto.

El Costo Oculto del Stock

Además:

• Plata inmovilizada (no podés usarla para otra cosa)
• Riesgo de rotura/vencimiento
• Espacio que pagás (alquiler de depósito)
• Tiempo de gestión
• Obsolescencia (quedás con stock viejo)

Regla:

"Cada mes que un producto no se vende, te cuesta 2-5% adicional de su valor."

La Solución

Calcula el costo total de cada producto:

Costo total = Precio de compra + Flete/envío + Empaque/etiquetas + Mano de obra (preparación) + Almacenamiento (% del alquiler) + Seguro/rotura (2-3% del valor)

Ejemplo real:

Producto: Shampoo de 1L

• Precio proveedor: $1.000
• Flete: $50 (compras 20, flete $1.000)
• Tiempo de recepción: $30 (15 min a $120/hora)
• Espacio: $20 (0.1m² × $200/m²)
• Riesgo rotura (2%): $20
• Total: $1.120

Si vendés a $1.500:

• Ganancia bruta: $380
• Ganancia porcentual: 25,4%

Ahora sabés realmente cuánto ganas.

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Bonus: Error #6 (El Peor de Todos)

No Tener Sistema Alguno

El error más grave: hacer todo manual, reactivo y desorganizado.

Síntomas:

• "Ni idea cuánto stock tengo"
• "No sé qué se vende más"
• "Me entero que no hay cuando me piden"
• "Compro lo que el proveedor me ofrece"
• "Cada tanto hago inventario (cada 6 meses)"

Consecuencia: Perdés 10-20% de ganancias potenciales por mala gestión de inventario.

En un negocio que vende $500k/mes:

• Pérdida anual: $600k - $1.2M
• Solo por no llevar control del stock

La Solución: Sistema Integral

Lo que necesitás:

1. Registro en tiempo real

   • Cada venta → Descuenta stock
   • Cada compra → Suma stock

2. Alertas automáticas

   • Stock mínimo alcanzado
   • Productos venciendo
   • Productos sin movimiento

3. Reportes periódicos

   • Qué se vendió más este mes
   • Qué está parado hace 3+ meses
   • Valor total del inventario

4. Acceso desde celular

   • Actualizás mientras vendés
   • Chequeás antes de comprar
   • Revisás reportes desde casa

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Checklist: ¿Cómo está tu inventario?

Marcá cuántas podés responder "SÍ":

• [ ] Sé exactamente qué stock tengo ahora
• [ ] Tengo registro digital actualizado
• [ ] Hago conteo físico al menos cada 3 meses
• [ ] Sé cuánto vendí de cada producto este mes
• [ ] Compro basándome en data de ventas (no intuición)
• [ ] Tengo stock de seguridad definido
• [ ] Recibo alertas cuando algo se está por terminar
• [ ] Conozco el costo REAL de cada producto
• [ ] Sé qué productos son más rentables
• [ ] Nunca me quedo sin stock de best sellers
• [ ] Raramente compro de más
• [ ] Mi inventario "da" con el sistema (< 5% diferencia)

Si marcaste:

• 0-4: Tu inventario es un caos. Empezá YA.
• 5-8: Vas bien, pero hay margen de mejora.
• 9-12: Sos un crack de la gestión de stock.

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Cómo Empezar a Arreglarlo HOY

Plan de 30 días

Semana 1: Visibilidad

• Conteo completo de inventario
• Registra todo en una planilla (aunque sea Excel)
• Identifica tus 20 productos principales

Semana 2: Análisis

• Revisa ventas del último mes
• Calcula rotación de cada producto
• Identifica productos lentos (>3 meses sin vender)

Semana 3: Optimización

• Define stock mínimo para cada producto clave
• Crea sistema de alertas (aunque sea manual)
• Planifica próximas compras basadas en data

Semana 4: Automatización

• Implementa sistema digital
• Capacita a tu equipo
• Establece rutina de conteo mensual

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Herramientas que Ayudan

Nivel básico (Gratis):

• Google Sheets con fórmulas
• Alarmas en el celular para conteos
• Fotos del inventario

Nivel intermedio ($1,000-5,000/mes):

• Planillas más elaboradas
• Apps de inventario simple
• Lectores de códigos de barra

Nivel profesional ($30,000-50,000/mes):

• Sistema integrado completo
• Alertas automáticas
• Reportes avanzados
• Sincronización con ventas
• Acceso desde cualquier dispositivo

Ejemplo: ulu incluye gestión completa de inventario integrada con pedidos y ventas

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Conclusión

Los 5 errores fatales:

1. ❌ Confiar en la memoria
2. ❌ Comprar sin analizar
3. ❌ No contar periódicamente
4. ❌ No tener stock de seguridad
5. ❌ No saber el costo real

Las 5 soluciones:

1. ✅ Sistema de registro digital
2. ✅ Comprar basado en data
3. ✅ Conteo mensual obligatorio
4. ✅ Stock mínimo calculado
5. ✅ Costeo completo de productos

El impacto:

• Ahorrás 10-20% en costos de inventario
• Nunca te quedás sin tu producto estrella
• Dejás de comprar mercadería que no se vende
• Conocés tus números reales
• Tomás decisiones informadas

Empezá hoy. Cada día que pasa sin control de inventario es plata que estás perdiendo.

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¿Querés un sistema que gestione tu inventario automáticamente? Hablemos por WhatsApp y te muestro cómo ulu sincroniza stock, ventas y compras en un solo lugar.

Paulo Briceño creó ulu después de ver negocios perder miles de pesos mensuales por mala gestión de inventario. Hoy, los 8 negocios que usan ulu tienen control total de su stock desde sus celulares.